7. Bereich: Spezialbereiche einfach und praxisnah erklärt
In diesem Bereich geht es um Spezialbereiche, mit denen manche von euch vielleicht noch nie konfrontiert wurden, da sie nicht über den zentralen Einkauf laufen. Spätestens aber, wenn
ihr in der Unternehmensleitung seid, gilt es über diese Themen strategisch nachzudenken. Ihr müsst dann entscheiden:
- Wo siedele ich die Beschaffungskompetenz für diese Bereiche an?
- Wie stelle ich sicher, dass das Vergaberecht eingehalten
wird? - Wie organisiere ich diese Bereiche (make oder buy)?
Seid ihr in einer verantwortlichen Position in der Logistik, gehört der eine oder andere Bereich vielleicht zu eurem Verantwortungsbereich, dann findet ihr hier einen Überblick darüber, wie ihr Leistungsbeschreibungen gestalten könnt und welche unterschiedlichen Management- und Betreiberkonzepte es gibt.
Welche Herausforderungen, Rahmenbedingungen und Anforderungen musst du bei der Beschaffung von Arzneimitteln im Krankenhaus beachten?
Grundsätzlich gilt: Alles, was in diesem Buch zu strukturierten Beschaffungsprozessen steht, kann auch auf den Einkauf von Arzneimitteln angewendet werden.
Informationen findest du zu:
- Aufgaben eine Krankenhausapotheke
- Unterschied zwischen Eigen- und Fremdversorgung
- Aufbau des Arzneimittelmarkts
- Zulassung und Herstellung von Arzneimitteln
- Einfluss der stationären und ambulanten Abrechnung auf die
Preisverhandlungen - Rolle der Arzneimittelkommission
- Einführung des Unit Dose Systems und Auswirkungen auf
die Logistik und die Verhandlungen - Aufgaben der Einkaufsgemeinschaft
Klassischerweise kümmern sich Ingenieure und Architekten sowohl um die Planung, den Einkauf von Bau- und Instandhaltungsleistungen, wie auch um die Ausführung.
Ziel der Implementierung eines Baueinkaufes in Krankenhäusern ist die Umsetzung der Funktionstrennung zwischen beschaffenden und bauausführenden/überwachenden Stellen.
Erstes Ziel der Funktionstrennung ist die Vermeidung von Interessenskonflikten und Compliance Problemen (dolosen Handlungen).
Zweites Ziel: Bündelung von Kompetenzen. Reduktion der Fehleranfälligkeit von Bauvergaben.
Die Inhalte
- Welche Aufgaben hat ein Baueinkauf?
- Wie gestaltest du die Organisations- und Personalentwicklung?
- Welche Besonderheiten bringt der Einkauf von Produkten und Dienstleistungen für die Betriebstechnik mit sich?
- Wie gelingt die Zusammenarbeit mit den technischen Abteilungen?
Ein Krankenhaus bezieht eine Vielzahl von Dienstleistungen.
Externe Unternehmen reinigen, reparieren, warten, beraten, unterstützen bei Personalengpässen, helfen bei der Suche nach Personal, erbringen Rechtsberatung, unterstützen bei Verhandlungen mit den Krankenkassen, schreiben Gutachten usw.
Häufig wird der Einkauf von Dienstleistungen so nebenbei erledigt. Wir zeigen euch wie es besser geht. Ihr lernt die verschiedenen Vertragsarten und Vergütungsmodelle kennen.
Am Beispiel Einkauf von Personaldienstleistungen und Reinigung zeigen wir, auf was ihr achten müsst.
Lange Zeit war der Energieeinkauf eine Nebensache für den Einkauf. Meist führte die Technikabteilung eine offene Ausschreibung durch oder schloss direkt einen Vertrag mit den lokalen Stadtwerken. Grundlage für die Ausschreibung waren mühevoll erstellte Excellisten, die mehr oder weniger verlässlich waren. Die Folge: Krankenhäuser zahlten mehr als notwendig für Strom und Gas. Nach und nach haben Einkaufsabteilungen
das Einsparpotenzial entdeckt. Spätestens seit dem Jahr 2022 ist der Energieeinkauf ein zentrales Thema für alle, um den extremen Preissteigerungen, die durch die Ukrainekrise ausgelöst wurden, entgegenzuwirken.
Strom und Gas sind Börsenprodukte. Erfahrt wie ein börsennaher Einkauf von Strom funktioniert.
Der Laborbereich spielt eine zentrale Rolle in der medizinischen Diagnostik und Entscheidungsfindung. Die Anschaffung neuer Geräte erfordert ein tiefes Verständnis der
Komplexität des Bereichs. Beschaffungsentscheidungen werden nur alle 5-10 Jahre getroffen. Meist fehlt im Haus die Expertise und ihr müsst euch tief in die komplexe Materie einarbeiten, um wirtschaftliche Entscheidungen zu treffen.
Findet Antworten auf folgende Fragen:
- Wie funktioniert der Laborprozess?
- Welche Laborbereiche gibt es?
- Welche Aufgaben haben diese Laborbereiche?
- Wie setzen sich Gesamtkosten für Labordiagnostik zusammen?
- Wie gestalte ich eine Leistungsbeschreibung und wie bewerte ich Angebote?
Die Lebensmittelbeschaffung zur Speisenversorgung von Patienten, Mitarbeitern und Besuchern/Gästen unterscheidet sich deutlich von der Beschaffung von Medizinprodukten, Labor-, Verwaltungsbedarf oder Investitionsgütern.
Warum ist das so?
- Lebensmittel haben andere Eigenschaften und Anforderungen hinsichtlich Lagerhaltung und Haltbarkeit.
- Lebensmittel werden üblicherweise von (nur) einer spezialisierten Organisationseinheit (Zentralküche) bestellt, gelagert, veredelt, kommissioniert und distribuiert.
- Die Anlieferung erfolgt in der Regel direkt an die Küche (und nicht z. B. an das Zentrallager mit interner Weiterleitung der Waren).
- Die Beschaffung erfolgt häufig ohne den Zentraleinkauf und unterliegt damit eigenen – oft wenigen – oder gar keinen Regeln.
- Für Entscheidungsträger ist es aufgrund vielfältiger Beschaffungsstrukturen, volatiler Preise und erheblicher Intransparenz bei der Preisgestaltung durch Lieferanten nur
mit erheblichem Aufwand möglich, diesen Teilprozess zu verstehen, zu managen oder gar zu steuern. - Kennzahlen wie Preis je Beköstigungstag (Euro/BKT) oder Beköstigungstag je Belegungstag (BKT/BLT) bewegen sich auf der Oberfläche und eignen sich damit nur sehr eingeschränkt für ein Benchmarking.
Im Normalfall hat die Einkaufsabteilung wenig bis gar nichts mit dem Einkauf von Versicherungen zu tun. Versicherungen werden von der Finanzabteilung, der Rechtsabteilung oder direkt durch den Vorstand/die Geschäftsführung abgeschlossen. Versicherungsschutz ist Bilanzschutz und die Geschäftsführung legt die strategische Ausgestaltung des Versicherungsportfolios fest.
Unterliegt ein Krankenhaus dem Vergaberecht, so müssen Versicherungsverträge ausgeschrieben werden. In diesen Fällen werden Vergabeabteilungen/Einkaufsabteilungen ggf. punktuell einbezogen. Oftmals wird aber der größte Teil des Vergabeverfahrens aufgrund des notwendigen Spezialwissens durch einen externen Dienstleister, z. B. einen Versicherungsmakler übernommen.
Schließt die Geschäftsführung oder die Finanzabteilung Versicherungsverträge ab, so sind im Vorfeld die „normalen“ einkäuferischen Fragestellungen zu beantworten: Was brauche ich (Bedarf), in welcher Qualität und was bin ich bereit, dafür auszugeben. Je besser diese Punkte im Vorfeld durchdacht wurden, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass später dann auch die Erwartungen erfüllt werden. Allerdings ist dies gar nicht so einfach, denn der Versicherungsmarkt wird von völlig anderen Mechanismen geprägt als beispielsweise der Markt für Medizinprodukte, Beratungsdienstleistungen oder Bauleistungen.
