14: Portfoliomanagement im Klinik-Einkauf

Eine Warengruppenstrategie zu entwickeln ist keine leichte Aufgabe, denn ein Maximalversorger hat allein im Bereich der Medizinprodukte rund 50.000 Artikel und bezieht diese von 800 bis 1.000 Lieferanten.

Also was tun? ABC-Analyse und los verhandeln! Das Ergebnis: Kleinere Warengruppen fallen aus Zeitgründen unter den Tisch…

💡 Es hat sich bewährt in „Portfolios“ zu denken.
Was braucht der Mediziner, um zum Beispiel eine Dialyse durchzuführen?
Alle Medizinprodukte, Geräte und gegebenenfalls auch Medikamente werden in einem Portfolio zusammen gefasst.

Ist ein Portfolio innovativ, solltet ihr die Konditionen jährlich verhandeln, bei weniger innovativen Portfolios könnt ihr deutlich seltener verhandeln und eher langfristige Rahmenverträge abschließen (soweit der aktuelle Markt das zulässt 😅 ).

Tipp: Schaut euch die Ergebnisse der BVMed – Bundesverband Medizintechnologie Herbstumfrage an. Dort schätzt die Industrie selbst ein, wie innovativ die Produkte unterschiedlicher medizinscher Fachbereiche sind.

Natürlich muss diese Einschätzung nicht mit der Einschätzung eurer Mediziner übereinstimmen. Diskutiert offen mit Medizinern und Pflege, warum ihr wie vorgehen wollt.

☝ Nur wenn eure Entscheidungen nachvollziehbar sind, wird man euch vertrauen.

Im nächsten Schritt legt ihr fest, wer entscheiden darf, welches Produkt gekauft wird. Der Einkauf nach Qualität und Wirtschaftlichkeit ohne Tests oder die Mediziner, weil nur sie wissen, welches Produkt für die Patientinnen und Patienten geeignet ist?

In unserem Praxisguide „Supply it“ haben wir die Produkte in einfache, spezialisierte und medizinisch notwendig unterteilt.

Die Grundidee: Produkte, die sich objektiv über Normen beschreiben lassen bzw. in gleicher Qualität vorliegen, werden als „einfach“ eingestuft und der Einkauf entscheidet, welches Produkt eingesetzt wird.

Klingt einfach, ist es aber nicht, denn es funktioniert nur, wenn ein nachhaltiges Vertrauensverhältnis zwischen Einkauf, Medizin und Pflege besteht.

Denkt daran: Jedes neue Produkt bringt Unsicherheiten und damit Unruhe, wenn ihr etwas umstellt, dann muss es sich auch wirklich lohnen.

Euer Ziel sollte sein, dass ihr genug Zeit habt, euch auf die wirklich medizinisch entscheidenden Produkte wie Implantate zu konzentrieren.

Nie mit der Brechstange vorgehen! Sondern Szenarien entwickeln:
o  Was bringt eine Bündelung bei einem Anbieter?
o  Was bringt ein Produktwechsel?
o  Benchmarks von anderen Kliniken

…und immer das Mandat der Klinikgeschäftsführung einholen, damit klar ist:
Der Einkauf darf sich mit sensiblen Themen beschäftigen und es ist gewünscht, dass alle gemeinsam nach der besten wirtschaftlichen & medizinischen Lösung suchen.

Vertrauen muss man sich verdienen und wenn man es dann hat ist es ein zartes Pflänzchen, das sorgfältig gehegt und gepflegt werden muss.