Im Normalfall hat die Einkaufsabteilung wenig bis gar nichts mit dem Einkauf von Versicherungen zu tun. Versicherungen werden von der Finanzabteilung, der Rechtsabteilung oder direkt durch den Vorstand/die Geschäftsführung abgeschlossen. Versicherungsschutz ist Bilanzschutz und die Geschäftsführung legt die strategische Ausgestaltung des Versicherungsportfolios fest.
Unterliegt ein Krankenhaus dem Vergaberecht, so müssen Versicherungsverträge ausgeschrieben werden. In diesen Fällen werden Vergabeabteilungen/Einkaufsabteilungen ggf. punktuell einbezogen. Oftmals wird aber der größte Teil des Vergabeverfahrens aufgrund des notwendigen Spezialwissens durch einen externen Dienstleister, z. B. einen Versicherungsmakler übernommen.

Schließt die Geschäftsführung oder die Finanzabteilung Versicherungsverträge ab, so sind im Vorfeld die „normalen“ einkäuferischen Fragestellungen zu beantworten: Was brauche ich (Bedarf), in welcher Qualität und was bin ich bereit, dafür auszugeben. Je besser diese Punkte im Vorfeld durchdacht wurden, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass später dann auch die Erwartungen erfüllt werden. Allerdings ist dies gar nicht so einfach, denn der Versicherungsmarkt wird von völlig anderen Mechanismen geprägt als beispielsweise der Markt für Medizinprodukte, Beratungsdienstleistungen oder Bauleistungen.